Evenementenzorg
Evenementenvergunning en de gezondheidsparagraaf
Voor de meeste evenementen heeft u een vergunning van de gemeente nodig. Bij die aanvraag hoort een onderbouwing van hoe u de veiligheid en de zorg heeft geregeld. Dat onderdeel, vaak de gezondheidsparagraaf of het zorgplan genoemd, is voor veel organisatoren het lastigste deel van de aanvraag.
Wij leveren die onderbouwing standaard aan bij onze opdrachtgevers. Op deze pagina leest u wat erin hoort en hoe het proces verloopt.
Wanneer u een vergunning nodig heeft
Of u een evenementenvergunning nodig heeft en welke vorm die aanneemt, bepaalt uw gemeente. Kleinere, laagdrempelige activiteiten kunnen in veel gemeenten met een melding af, terwijl grotere evenementen een volledige vergunningsaanvraag vragen.
Omdat gemeenten hier eigen beleid in voeren, is de eerste stap altijd: kijk op de website van de gemeente waar uw evenement plaatsvindt, of neem contact op met de afdeling die over evenementen gaat. Zij vertellen u ook welke termijn zij hanteren, en die loopt per gemeente flink uiteen.
Wat de gezondheidsparagraaf is
De gezondheidsparagraaf is het onderdeel van uw aanvraag of veiligheidsplan waarin u beschrijft hoe de zorg op uw evenement is geregeld. De gemeente en de veiligheidsregio beoordelen aan de hand daarvan of de zorg past bij het risicoprofiel van uw evenement.
Wat erin hoort, verschilt per evenement en per regio, maar in de kern gaat het om:
- Het verwachte aantal bezoekers en het risicoprofiel van het evenement
- Het zorgniveau dat u inzet, aansluitend op de Veldnorm Evenementenzorg
- Het aantal hulpverleners en hun kwalificaties
- De locatie en inrichting van de zorgpost
- Bereikbaarheid van het terrein voor ambulance en andere hulpdiensten
- Hoe de communicatie verloopt tussen zorg, beveiliging en de organisatie
- Wat er gebeurt bij opschaling naar de reguliere zorgketen
- Hoe registratie en evaluatie zijn geregeld
Belangrijk: die beschrijving moet inhoudelijk kloppen met de eisen uit de Veldnorm. Een paragraaf die alleen zegt dat er EHBO aanwezig zal zijn, is onvoldoende.
Wanneer een uitgebreider zorgplan nodig is
Bij grotere of risicovollere evenementen vraagt de veiligheidsregio vaak om een uitgebreider zorgplan in plaats van een paragraaf. Daarin worden bovenstaande punten verder uitgewerkt, aangevuld met scenario’s, verantwoordelijkheden en de afstemming met andere partijen op het terrein.
De Veldnorm stelt ook eisen aan zo’n zorgplan. Wij stellen dit op voor de evenementen waar wij de zorg leveren, zodat u het als bijlage bij uw aanvraag kunt indienen.
Het proces, en waarom u op tijd moet beginnen
De doorlooptijd van een vergunningsaanvraag wordt onderschat. De gemeente moet advies inwinnen bij de veiligheidsregio, en daar zit tijd tussen. Komt uit dat advies dat er een hoger zorgniveau nodig is dan u had voorzien, dan moet u dat nog regelen ook.
Onze aanvraagtermijn is minimaal zes weken, zodat wij de risico-inschatting kunnen maken en de juiste hulpverleners kunnen inplannen. De termijn van uw gemeente ligt vaak ruimer, soms acht tot twaalf weken. Houd de langste van die twee aan.
In de praktijk werkt deze volgorde het beste:
- Check bij uw gemeente welke termijn en welke stukken zij vragen
- Neem contact met ons op voor de risico-inschatting
- Wij leveren de onderbouwing voor uw gezondheidsparagraaf of zorgplan
- U dient de aanvraag in met die onderbouwing als bijlage
- Komen er vragen vanuit de veiligheidsregio, dan beantwoorden wij die met u mee
Wat wij voor u aanleveren
Voor onze opdrachtgevers verzorgen wij standaard de onderbouwing van het zorgdeel: het zorgniveau met verwijzing naar de Veldnorm, de bezetting, de kwalificaties van de ingezette hulpverleners, en de afspraken rond opschaling en evaluatie. Zo hoeft u dat niet zelf te formuleren en sluit het aan op wat de veiligheidsregio verwacht.
Veelgestelde vragen
Wat is een gezondheidsparagraaf bij een evenementenvergunning?
De gezondheidsparagraaf is het onderdeel van uw aanvraag of veiligheidsplan waarin u beschrijft hoe de zorg op uw evenement is geregeld: het zorgniveau, het aantal hulpverleners, de zorgpost, de bereikbaarheid voor hulpdiensten en de afspraken bij opschaling. De beschrijving moet aansluiten op de eisen uit de Veldnorm Evenementenzorg.
Hoe lang van tevoren moet ik een evenementenvergunning aanvragen?
Dat verschilt per gemeente en loopt uiteen van enkele weken tot meerdere maanden. Informeer daarom vroeg bij de gemeente waar uw evenement plaatsvindt. Voor het regelen van de zorg zelf hanteert Medical Division een termijn van minimaal zes weken.
Wat is het verschil tussen een gezondheidsparagraaf en een zorgplan?
Een gezondheidsparagraaf is een beschrijving van de zorg binnen uw veiligheidsplan. Bij grotere of risicovollere evenementen vraagt de veiligheidsregio vaak om een uitgebreider zorgplan, waarin scenario’s, verantwoordelijkheden en afstemming met andere partijen verder zijn uitgewerkt.
Helpt Medical Division bij de vergunningsaanvraag?
Ja. Wij leveren voor onze opdrachtgevers de onderbouwing van het zorgdeel aan, zodat u die als bijlage bij uw aanvraag kunt indienen. Komen er vragen vanuit de veiligheidsregio, dan beantwoorden wij die met u mee.
Hulpverlening op maat voor elk evenement
Bij Medical Division draait alles om de veiligheid van uw evenement. Of het nu gaat om een kleinschalige bijeenkomst of een groot festival, onze professionele hulpverleners staan klaar om direct te handelen bij medische noodgevallen.
